VD:s guide för att säkert återöppna arbetsplatsen

En robot utvecklad av SK Telecom i Sydkorea övervakar människors kroppstemperaturer och om de bär masker eller inte. Chung Sung-Jun/Getty Images

Den kanske enskilt största konsekvensen av att återuppta nationella ekonomier är att ansvaret och därmed ansvaret för att hantera covid-19-pandemin kommer att flyttas från den offentliga till den privata sektorn. Fortune 500 VD:ar och småföretagare kommer snart att fatta beslut som påverkar hälsan inte bara för deras företag utan också deras människor (anställda, entreprenörer, kunder, leverantörer) – vilket i sin tur påverkar hälsan hos deras familjer, vänner och grannar . Med så mycket på spel, hur bör företagsledare planera för att verka i efter-vistelse-at-home-fasen av återhämtningen?

Här är ett enkelt men kraftfullt ramverk för att skapa en plan.

Den nuvarande krisen drivs av ett hälsoproblem: vi har ännu inte en behandling eller ett vaccin mot det nya coronaviruset. Chefer har liten kontroll över det. Men tills hälsoproblemet är löst kommer arbetsplatser att vara möjligheter för smittade att smitta andra. Detta skapar ett ledningsproblem som kräver hanteringslösningar, och chefer har kontroll över dessa.

Ledningsproblemet orsakas av en informationslucka ... Om vi ​​hade den informationen skulle det inte bli någon ekonomisk kris.

Ledningsproblemet är om och hur man ska öppna företag igen, med tanke på att spridningen av viruset på arbetsplatsen fortfarande är ett verkligt hot. Hanteringsproblemet orsakas av en informationslucka: vi vet inte vem som har viruset (smittsamt), vem som har haft det (immun) och vem som aldrig har haft det (mottagligt). Om vi ​​hade den informationen skulle det inte bli någon ekonomisk kris. Vi skulle helt enkelt kräva att smittsamma människor sätter sig i karantän medan de allra flesta som är friska lever som vanligt. Med andra ord, att inte ha den informationen kostar oss enligt en uppskattning, 375 miljarder dollar i månaden globalt . I avsaknad av den informationen kräver en påbörjad ekonomisk återhämtning att vi löser ledningsproblemet.

Det finns två typer av lösningar på det problemet. Först, informationsbaserade lösningar innebära att förutsäga vem som är smittsam och vem som är immun och sedan använda denna information för att bestämma vem som får komma in på arbetsplatsen. För det andra – eftersom dessa förutsägelser oundvikligen kommer att vara ofullkomliga – är det alltid-på-lösningar : teknologier och processer som begränsar spridningen av viruset när smittsamma människor kommer in. Lockdown är den mest extrema alltid-på-lösningen; återöppning kräver mer nyanserade sådana.

Informationsbaserade lösningar

Det finns en mängd olika sätt att samla in information om vem som sannolikt är smittsam. Mest uppenbart kan människor testas för det nya coronaviruset (t.ex. med nasofaryngeala pinnar). Dessa tester kan ibland vara ganska opålitlig , de är inte alltid lättillgängliga och att få resultat kan ta dagar. Ändå borde denna situation förbättras med tiden. Så småningom, räknar vi med, kommer organisationer att göra omfattande, frekventa medarbetartester.

En annan form av informationsinsamling är övervakning av symtom, särskilt lindriga sådana som patienten kanske inte ens märker. I vissa länder har människor redan kontrollerat sin temperatur innan de får komma in på ett kontor, restaurang, flygplan eller tunnelbana. Detta är användbart men ofullkomligt: ​​vissa personer med feber kommer inte att ha coronaviruset, medan andra utan feber ändå kan bli infekterade. Att kombinera temperaturkontroller med annan diagnostisk information som sjukhusbaserad lungröntgen och blodsyrenivåer kan förbättra noggrannheten. Dessa former av informationsinsamling kan vara mindre exakta än direkta tester för viruset, men de kan vara billigare, snabbare och lättare för arbetsgivare att implementera regelbundet och i stor skala.

Det finns också sätt att övervaka olika delar av din arbetsplats för tecken på ett utbrott, även om du inte vet vem som är smittad. Sensorer utvecklas som kan upptäcka coronaviruset i luften. Andra tester kan plocka upp spår av det i avloppet . Maskinlärande verktyg skulle kunna kombinera dessa och information från andra sensorer för att förutsäga sannolikheten att någon i en byggnad eller stadsdel är infekterad och beställa individuella tester för alla där. I vår bok Förutsägelsemaskiner , beskrev vi hur framsteg inom artificiell intelligens möjliggör allt mer komplexa förutsägelser från en mängd olika datakällor som dessa.

Problemet är att informationsbaserade lösningar är probabilistiska och vissa fel är oundvikliga. Kreditkortsbedrägerier är ett bra exempel. Anta att en bank får en varning om att en kreditkortstransaktion med 1 % sannolikt är bedräglig. Ska banken neka transaktionen eller tillåta den att fortsätta? Hur ska detta bero på kundens lönsamhet gentemot banken?

Så är det med coronaviruset: Ska ditt företag fortsätta att fungera om det finns 1 % chans att en smittad person kommer in genom dörren? Vad sägs om en 5% chans eller en 0,1% chans? Svaret beror på fördelarna i förhållande till kostnaderna – på vikten av att öppna den fysiska arbetsplatsen kontra risken för infektion. Detta är faktiskt anledningen till att stormarknader, apotek och andra viktiga företag har hållit öppet under hela krisen utan i praktiken någon informationsbaserad lösning: eftersom fördelarna med att hålla öppet är så uppenbart stora. Å andra sidan kan många professionella tjänsteföretag fungera ganska bra på distans, så deras fysiska arbetsplatser förblir stängda.

Även om du inte kan minska sannolikheten för att viruset kommer in på arbetsplatsen till noll, kan du begränsa dess påverkan om det skulle komma in. Ange alltid-på-lösningar.

Alltid-på-lösningar

Tills de informationshanteringslösningar som vi har diskuterat ovan ökar kommer alltid-på-lösningar att vara det primära tillvägagångssätt som chefer använder för att återöppna sina företag.

Alla möjliga beslut som tidigare skulle ha fattats utifrån produktivitet och effektivitet behöver nu också överväga risken för smitta. Inom restaurangbranschen är flödet av människor in och ut ur köket nu ett infektionsriskhanteringsproblem. Inom modebranschen för detaljhandeln är besluten om huruvida de ska öppna omklädningsrum eller tillåta kunder att prova föremål nu infektionsriskhanteringsproblem. Att gå från fysiska till digitala dokument minskar nu infektionsrisken samt ökar effektiviteten och slöser med mindre papper. Risken att överföra viruset genom att byta kontanter ökar de relativa fördelarna med digitala betalningssystem.

Hittills har vi sett två breda typer av alltid-på-lösningar. Den första typen ändrar inte antalet eller karaktären av interaktioner utan syftar till att göra dessa interaktioner mindre riskfyllda. Saker som masker, handdesinfektionsstationer och plexiglasskärmar vid receptioner och butikskassor faller alla i denna kategori.

Den andra typen är lösningar som syftar till att få människor att interagera mindre. Dessa inkluderar omdesignade fysiska utrymmen (för att minimera interaktioner eller ytor med hög beröring), omgjorda arbetsflöden (för att göra det möjligt att utföra arbete parallellt eller i sekvens snarare än gemensamt) och omdesignade processer för personalhantering (för att minimera interaktioner mellan grupper eller team). Kapacitetsminskningar – oavsett om det gäller anställda (genom uppsägningar och permissioner) eller kunder (genom begränsningar av beläggning) – faller också in i denna kategori.

Alltid-på-lösningar medför ytterligare kostnader för verksamheten. Det tillkommer direkta kostnader för saker som skyddsutrustning och tätare städning. Om alltid-på-lösningen innebär minskad kapacitet kommer vinsterna att minska. Slutligen kan omarbetade utrymmen, arbetsflöden och processer leda till lägre produktivitet, större ineffektivitet eller olyckligare arbetare. Naturligtvis kan vissa förändringar öka produktiviteten. Vissa företag, särskilt de i överbelastade städer som New York, rapporterar att arbete hemifrån har gjort dem mer produktiva, främst för att det eliminerar långa pendlingar.

I nästa fas av covid-19-återhämtningen kommer många vd:ar för stora företag att börja bete sig som presidenter och premiärministrar.

Olika typer av företag lämpar sig olika för alltid-på-lösningar. Det är lättare att hålla social distans i trädgårdscenter än i frisörsalonger. Vissa företag väljer att inte öppna även om de tillåts det: många restauranger har valt att hålla sina middagstjänster stängda eftersom de med social distans inte kan släppa in tillräckligt många kunder åt gången för att kompensera kostnaderna för städare och vänta personal.

Dina val

Som chef är du ansvarig för att skapa din organisations informationsbaserade och alltid-på-lösningar. Du måste bestämma hur mycket information du ska samla in om vem som är smittsam och immun; hur man samlar in den informationen och hur ofta; och hur man agerar utifrån det, baserat på hur stor risk din organisation är villig att bära. Du måste också bestämma hur dina dagliga processer ska förändras för att begränsa spridningen av sjukdomar om en smittad person anländer till din arbetsplats, och överväga hur dessa förändringar kommer att påverka både säkerhet och produktivitet. Det är ingen idé att ta tillbaka arbetare till kontoret om alltid-på-lösningar hindrar dem från att göra sitt jobb bättre än de skulle göra hemma.

Tillsammans kommer dessa beslut att avgöra om ditt företag kan överleva och frodas medan vi väntar på en behandling eller ett vaccin. Dessa beslut involverar kalkylerade avvägningar, en förståelse för risker och en vilja att förnya.

I nästa fas av covid-19-återhämtningen kommer många vd:ar för stora företag att börja bete sig som presidenter och premiärministrar. De kommer att rapportera sina antal infektioner och dödsfall, förklara sina strategier för att hålla sina kurvor platta, bestämma hur snabbt de ska underlätta isoleringsåtgärder och gå in i krishanteringsläge när det finns ett utbrott. Vissa kommer att vara mer som USA, andra mer som Sverige. Avvikelserna, de som väljer ovanliga strategier eller upplever fler infektioner än sina jämnåriga, kommer att granskas. Deras utmaning är att varje beslut innebär en avvägning mellan kortsiktig vinst och säkerhet och därför tar en viss risk. Om tragedin inträffar, vilket det troligen kommer att göra för vissa, kommer den centrala frågan inte att vara vem som bär skulden utan om risken de tog var klok.

Författarna är arkitekter för Creative Destruction Lab (CDL), en ideell organisation med uppdrag att påskynda kommersialiseringen av vetenskap för att förbättra mänskligheten. Deras nystartade CDL Recovery-program stöder entreprenörsföretag som utvecklar informationsbaserade lösningar på covid-19-krisen. Joshua Gans är författare till Ekonomi i Covid-19-tiden (MIT Press, 2020) .

Dölj