211service.com
Ta med din egen enhet
När chefer för Colgate-Palmolive träffades förra året för att fundera över hur det 205-åriga hushållsproduktföretaget skulle kunna gå djupare in i den digitala tidsåldern, hörde de ett öron från anställda med smarta telefoner.
Tillåter du anställda att använda personliga enheter i arbetet?
Källa: Aberdeen Group
Folk frågade: 'Varför kan jag inte få min [jobb]-e-post på min egen telefon?' minns Linda Van de Wiele, samarbetschef för Colgates Global Information Technology-organisation.
Tills nyligen såg många företag på anställdas mobiltelefoner mindre som produktivitetshöjare än som säkerhetskatastrofer som väntade på att hända. Arbetare kan besöka osäkra webbplatser, tappa telefoner fulla av företagshemligheter eller vidarebefordra företags e-post till personliga konton.
Men med 468 miljoner smarta telefoner och 70 miljoner surfplattor som förväntas säljas bara i år, enligt marknadsforskaren Gartner, har företag inte längre råd att ignorera strömmen av konsumentenheter som anställda redan använder för att få jobbet gjort. Enligt en undersökning bland kontorsanställda använder faktiskt cirka 37 procent redan konsumentteknik för arbete utan företagets tillstånd.
Ni hade ett populärt uppror i företagsvärlden, säger Kevin Cavanaugh, vice vd för affärs- och teknik vid IBM Collaboration Solutions, en division i IBM:s mjukvarugrupp.
Den explosiva spridningen av smarta telefoner får nu några stora företag att kämpa för att hänga med. Fram till början av i år tillät Colgate till exempel endast cirka 1 000 högre chefer med företagsutgivna BlackBerrys att komma åt företagets e-postservrar från sina telefoner. Den siffran representerade bara 4 procent av Colgates globala arbetsstyrka på 26 000. Som jämförelse äger ungefär en av tre vuxna amerikaner nu en smart telefon, enligt en undersökning i maj av comScore.
Colgate insåg att mobilitet är framtidens våg, säger Van de Wiele, och att det hade blivit ohållbart att koppla människor till en stationär dator. Utmaningen var hur man skulle ersätta ett numera föråldrat system där anställda släpade bärbara datorer och använde ett krångligt privat nätverk för att läsa e-post. Colgate behövde låta dessa arbetare använda personliga telefoner för att komma åt viktiga applikationer, som e-post och kalendrar, men utan att ådra sig några extra kostnader för teknisk support.
Så i mars lanserade Colgate vad som kallas ett Bring Your Own Device (BYOD)-program. En självbetjäningswebbplats gör det möjligt för anställda att registrera sin personliga telefon eller surfplatta och ladda ner en IBM-app som heter Traveler, som ger tillgång till företagets e-post- och kalenderprogramvara. (IBM erbjuder programmet gratis till kunder, som Colgate, som redan licensierar deras Lotus Notes-programvara.) Colgate säger att 400 personer registrerade sig första dagen och att 2 500 nu får tillgång till arbetse-post med hjälp av IBM-programmet.
Colgate förväntar sig att BYOD kommer att spara pengar. Inte bara kommer fler anställda att utföra kontorsarbete på språng, de kommer att göra det på enheter som Colgate inte behöver betala för. Van de Wiele säger att för de 524 anställda som har registrerat sig för att använda personliga BlackBerrys, sparar Colgate 1 miljon dollar per år på licensavgifter som det skulle ha behövt betala BlackBerry-tillverkaren Research in Motion om enheterna var under företagsägande.
Genom att registrera sig ger anställda upp en viss kontroll över sina telefoner, eftersom Colgate kan använda IBM-programvaran för att radera företagsdata på distans (samtidigt som personliga filer som foton och musik lämnas intakta). Så om en enhet tappas bort eller blir stulen, eller en anställd slutar, kan Colgate se till att arbetsinformationen inte är i fara. Colgate säger att de inte har tillräckligt med information ännu för att säga om några anställda har integritetsproblem.
Efter den framgångsrika lanseringen av sin BYOD-webbplats planerar Colgate nu att ta programmet bortom e-post. Företaget har testat en personlig telefonversion av IBMs Connections-programvara, en sorts företags Facebook-meets-Twitter för att skicka statusuppdateringar och dela filer. På ritbordet: en intern appbutik där anställda kan lägga till andra applikationer från SAP, Colgates främsta leverantör av affärsmjukvara.
Analytiker förutspår att inom tre år kommer nästan alla företag att stödja BYOD-program av något slag. Redan nu säger cirka 72 procent av företagen som tillfrågats av Aberdeen Group att de tillåter anställda att använda sina egna smarta telefoner eller surfplattor i arbetet, fyra gånger så många som i slutet av 2008. Men att hänga med i den snabba innovationstakten inom mobilteknik för konsumenter förblir en utmaning. Företagen kör så fort de kan men hamnar fortfarande på efterkälken, säger Aberdeen Groups mobilanalytiker Andrew Borg. Det är en bra satsning att Colgates of the world kommer att behöva fortsätta vara igång i många år framöver.