Green Mountain State blir grönare

Kontor kommer förmodligen aldrig att bli helt papperslösa, trots att långvarig teknikprofetior tvärtom. Men kraftiga minskningar av pappersanvändningen är fortfarande möjliga, vilket en statlig myndighet i Vermont försöker bevisa.

Vermonts Institutionen för information och innovation (DII) sköter IT-upphandlingar åt staten och mycket av det arbetet är papperskrävande. Byrån upprättar kontrakt med externa leverantörer, såsom leverantörer av antivirusprogram eller hårdvaruförsäljare, för att underhålla delstatsregeringens tekniska infrastruktur. Ett givet kontrakt som hanteras av DII kan behöva ses och godkännas av flera personer innan det kan accepteras, och varje steg kräver fortfarande utskrift och signering för hand. DII kan hantera 80 sådana kontrakt på en månad.

För ungefär ett år sedan började tjänstemän på byrån försöka göra processen effektivare och billigare genom att förlita sig mer på onlineverktyg. DII blev en beta-testare för programvara från IBM och Silanis som låter byråanställda signera ett dokument digitalt genom att lägga till lite data som verifierar och registrerar undertecknarens identitet elektroniskt, utan behov av unik handstil. Systemet varnar sedan automatiskt nästa person i kö om att det är hans eller hennes tur att granska det. Det finns inget behov av att ett fysiskt dokument skickas runt, samlar signaturer. Flödet av kontrakt genom organisationen begränsas inte längre av anställdas gånghastighet.

Liknande åtgärder i vilken organisation som helst skulle kunna ge besparingar som snabbt ökar. Ken Bisconti, chef för IBM:s Enterprise Content Management-division, säger att när företag slutar skriva ut e-postmeddelanden och andra dokument som är födda digitala kan de minska pappersförbrukningen med 80 till 90 procent. François Ragnet, en programledare på Xerox Research Center som fokuserar på dokumentteknologi, ser för sig en framtid där många fler dokument lagras online och automatiskt uppdaterar sig själva, så att papper endast behövs under begränsade omständigheter.

För nu kan papper dock bara minimeras upp till en viss punkt, säger Kris Rowley , DII:s informationssäkerhetschef. Slutliga versioner av kontrakt måste fortfarande skrivas ut och fysiskt arkiveras. Och inte alla avdelningar inom delstatsregeringen är villiga eller kan använda elektroniska signaturer. Papper på kontoret kommer aldrig att försvinna, säger Rowley. Hon är inte heller säker på hur mycket pengar ansträngningen kommer att spara. Ändå hoppas hon att DII kan göra sitt för att krympa det förväntade gapet på 153 miljoner dollar i statens budget. Vermont har alltid handlat om grönt, säger hon, och det finns mycket papper som slösas bort – det finns inget behov av det, särskilt med teknik som det går.

Dölj