Ett nytt utseende för Outlook

I mer än ett decennium har utseendet och känslan av e-postkorgar förblivit plågsamt statiskt. Många av dagens e-postapplikationer kan förutsäga adressen en användare skriver och visa konversationstrådar, och vissa är sökbara med nyckelord, men ingen ger ett verkligt innovativt sätt att se e-postmeddelanden.

Mining e-post: Xobnis programvara visar information som vanligtvis är begravd i ett e-postprogram. Ovan är en skärmdump av Xobni-panelen, som sitter till höger om Outlook-inkorgen. När ett e-postmeddelande i inkorgen är markerat visar panelen information kopplad till personen som skickade meddelandet, såsom telefonnummer, hans sociala nätverk, bilagor och e-posttrådar.

Nu ringde en startup baserad i San Francisco Xobni (inkorgen stavas baklänges) har släppt en testversion av programvara som åtminstone ger Outlook en helt annan känsla. Xobnis mål, säger medgrundaren Adam Smith, är att ta fram relevant men ibland begravd information från en persons inkorg och andra mappar, och göra det lätt att hitta. Sammantaget lyckas Smith och medgrundaren Matt Brezina bygga ett attraktivt, användbart gränssnitt för att visa människor en sida av sin inkorg som de sällan ser, till exempel telefonnummer begravda i meddelandekropparna och sociala nätverk mellan e-postkorrespondenter.

Tanken på att indexera e-post är verkligen inte ny, och Google Desktop har en funktion som går igenom en användares Outlook-filer för att göra det enkelt att söka efter dem. Men det som gör Xobni distinkt är att det förvandlar e-post från ett meddelandebaserat system till ett folkbaserat system. När en Xobni-användare markerar ett e-postmeddelande i sin inkorg, dyker en panel upp som visar användbar information om avsändaren. Om en bild finns tillgänglig visas den, liksom ett stapeldiagram som visar de tider på dygnet då avsändaren har skickat e-post till användaren. Detta är användbart för att mäta när den personen kan vara online och arbeta i framtiden. Xobni håller reda på hur många e-postmeddelanden användaren och avsändaren har utbytt och rangordnar till och med avsändaren vad gäller frekvensen av e-postkontakt.

En extremt användbar funktion är en där Xobni visar avsändarens telefonnummer, utdraget från en e-postsignatur eller brödtexten i ett e-postmeddelande. Dessutom kan programvaran tillhandahålla en lista över personer som också har inkluderats i e-postmeddelanden med avsändaren och användaren, vilket avslöjar ett socialt nätverk som med största sannolikhet annars skulle gå obemärkt förbi. Till exempel, när jag tittade på det sociala nätverket för en av mina mer väl sammankopplade kollegor, hittade jag e-postadresser till ett par personer som inte fanns i mina Outlook-kontakter och vars e-postadresser är användbara att känna till.

Xobni-panelen innehåller också en lista över senaste e-postkonversationer organiserade efter tråd och sorterade efter datum, och en lista över filer som utbytts mellan användaren och avsändaren, likaså organiserade efter datum. Dessutom håller Xobni reda på när användaren och avsändare senast var i kontakt med varandra, vilket ger en bild av personer som användaren kanske inte har skickat e-post på en månad, tre månader eller ett år eller mer.

Viktigt är att Xobni har en sökfunktion som liknar Google Desktop-sökningen. Även om det är snabbt jämfört med Outlook, behöver det fortfarande lite arbete, som Smith medger. Jag sökte med två ord som jag visste var i ämnet för ett e-postmeddelande, men e-postmeddelandet dök upp relativt långt ner i Xobnis sökresultat. Smith säger att sökfunktionen kan gynna sökning efter ord i e-postmeddelandets brödtext snarare än i ämnet, och att teamet experimenterade med det bästa sättet att ordna sina sökresultat. Ändå tycker jag att Googles sökverktyg är mer kraftfullt vid denna tidpunkt.

Xobni erbjuder också en uppsättning analysverktyg som kan nås från verktygsfältet i Outlook. Med hjälp av dessa verktyg kan en person se grafer över hennes dagliga, veckovisa och månatliga e-postaktivitet, från genomsnittliga e-postmeddelanden som skickas och tas emot till den genomsnittliga svarstiden. För personer som är intresserade av när de är som mest produktiva eller letar efter ett sätt att ändra sina arbetsvanor, kan detta vara en användbar funktion.

När du först laddar ner Xobni, noterar programvaran att den indexerar dina e-postmeddelanden - letar efter små bitar av data om sådant som namnet på avsändaren, datumet, e-postadresserna till personer som har blivit cc'ad, och om det finns en bilaga eller inte; processen tar mellan 15 och 25 minuter. Xobni börjar med de senaste e-postmeddelandena och arbetar baklänges kronologiskt.

Efter att ha använt Xobni under de senaste veckorna har jag märkt några egenheter som förhoppningsvis kommer att lösas i framtida versioner. Till exempel har programvaran förlängt den tid det tar för min version av Outlook att öppnas på min Dell (båda är några år gamla). Dessutom har Xobni missat en handfull senaste e-postmeddelanden som jag förväntade mig att se när jag sökte efter dem. Men totalt sett var upplevelsen bra, för aldrig tidigare hade jag haft en så intressant titt på e-postmeddelanden och så omedelbar tillgång till telefonnummer och bilagor.

Just nu är Xobni inte tillgänglig för nedladdning, även om människor kan begära programvaran genom att besöka webbplatsen. Smith säger att han och hans kollegor med största sannolikhet kommer att vara redo att låta fler testa Xobni inom de närmaste månaderna. Om 18 månader, säger han, räknar han med att släppa fler versioner av programvaran som fungerar med Gmail och Yahoo Mail, till exempel. Dessutom undersöker han idén att utvinna snabbmeddelandedata för sociala nätverksanslutningar och innehåll för att göra Xobni mer användbar.

Dölj