E-post som du inte kan ignorera

Många arbetare kommer att återvända från sin semester till en lavin av olästa e-postmeddelanden. Och att sortera de viktiga från det triviala kanske bara tar ut all semestergoodwill – särskilt nu när tre fjärdedelar av all inkommande kontors-e-post är skräp, enligt analysföretaget Gartner.

Det finns dock nya lösningar för att hantera sin brevlåda som kombinerar mjukvara och sociologi. Utöver befintliga åtgärder, såsom spamfilter och svarta listor, prioriterar dessa nyare applikationer inkommande e-post genom att studera mönstren för mänsklig interaktion.

Microsoft Research släppte ett sådant program den 30 november. Den kostnadsfria nedladdningen heter SNARF, för Hitta sociala nätverk och relationer . Den körs tillsammans med Microsoft Outlook (2002 och nyare versioner), genomsöker e-posthistorik och följer kommunikationskedjor för att få bort de olästa meddelanden som den anser vara viktigast.

SNARF mäter en avsändares betydelse baserat på två nyckelfaktorer: antalet och frekvensen av meddelanden som skickas och tas emot. Programmet sorterar sedan olästa e-postmeddelanden i tre fält: meddelanden där användaren är listad i fälten Till eller CC, grupp-e-postmeddelanden och alla meddelanden som tagits emot under den senaste veckan. SNARF listar meddelanden efter avsändare, snarare än ämnesrader, och placerar en användares viktigaste korrespondenter överst.

Danyel Fisher, en forskare i Microsofts Community Technologies Group och medlem av SNARFs utvecklingsteam, tror att SNARFs effektivitet ligger i dess enkelhet. Vi räknar bara e-postmeddelanden, säger Fisher. Vissa människor kanske kallar det en hjärndöd algoritm, men de meddelanden du skickar till någon är en ganska bra proxy för hur väl du känner människor, säger han. Det kan vara väldigt detaljerat.

Microsoft har ännu inga planer på att införliva SNARF i ett kommersiellt program som Outlook, men Fisher säger att sociala nätverk kommer att fortsätta att vara ett tema i företagets produktutveckling. Även om det här bara är demonstrationsprogram, säger det oss att det finns en hunger efter nya sätt att tänka på e-post, säger Fisher. Vi kommer att ta hänsyn till vad som är viktigt och hur människor använder det.

Inte överraskande är Microsoft inte det enda företaget som ser fördelarna med att lägga till sociala nätverksintelligens till produktivitetsapplikationer. LinkedIn är en webbplats som använder sex-graders-separationsprincipen för att hjälpa proffs att nätverka. Den förväntar sig att släppa en uppdatering till sin Outlook verktygsfält applikation i januari som kommer att prioritera e-post genom att hitta personliga relationer mellan andra LinkedIn-medlemmar.

E-post är ett viktigt verktyg, och människor har problem med att hantera det, säger Konstantin Guericke, medgrundare av LinkedIn, som tror att nätverket av kontakter som användare redan har skapat på hans företags tjänst också kan hjälpa till att organisera deras meddelanden. Vi har ett nätverk och vi vill använda det för att vara applicerbart i människors liv – inte bara vartannat år när de söker nytt jobb, säger han.

För Guericke kommer LinkedIns verktygsfält att förbättra SNARF genom att ta itu med bredare sociala kriterier än e-posthistorik. Vår uppfattning är att du behöver en blandning av underförstådda relationer, säger han och betonar vikten av mindre uppenbara kontakter, som nya affärskontakter, som e-posthistorik inte kan spåna.

Guericke noterade att det nya verktygsfältet kommer att dra nytta av LinkedIns webbplats för att känna igen meddelanden från nya avsändare inom ens befintliga sociala nätverk. Att utnyttja e-postmönster är en bra källa till data, men profil- och relationsinformation behövs också för att få det att fungera tillräckligt bra för att användarna ska ha nytta av det, säger han.

För vissa teknologer är det dock överdrivet att bygga in social medvetenhet i e-postsystem. Flera befintliga applikationer organiserar och prioriterar redan inkommande e-post bättre än algoritmiska filter, säger Ross Mayfield, vd för Socialtext , ett nätverksprogram som använder community-redigerbara anslagstavlor, kallade wikis, för att helt ersätta e-post i projekthantering.

Det finns tillfällen när du kommer tillbaka från semestern och du har två tusen e-postmeddelanden, och [SNARF] kan ge en dimension för att sortera den datan, säger Mayfield. Om jag skulle ge råd till användare skulle jag dock låta dem använda detta som ett sista utvägsfilter. En rangordning av vad som kan vara viktigare för dig, baserat på tidigare beteenden, kan bara leda till skapandet av en annan ekokammare.

Medan Mayfield tror att gruppbaserade wikis är ett sätt att minska e-postmeddelanden mellan kontor, tror han också att fokus på e-postsökning, snarare än sortering, kan hjälpa till att sålla igenom svullna inkorgar, samtidigt som man minimerar tiden för att läsa irrelevanta e-postmeddelanden. Du behöver inte ett filter i förväg om du har en stark sökning att falla tillbaka på, säger han och citerar de integrerade sökmöjligheterna i e-postsystem som Googles Gmail och Yahoo Mail.

Naturligtvis kan inget system hittills identifiera och på lämpligt sätt framhäva meddelanden från de kontakter du gör utanför den elektroniska världen – personen som du precis bytte visitkort med, den sedan länge förlorade kusinen eller din vän med ett nytt e-postkonto.

Coye Cheshire , professor vid School of Information Management and Systems vid University of California, Berkeley, som studerar socialt utbyte online, tror att påtvingande regler – även de som härrör från tidigare vanor – begränsar kommunikationen. Vi kan förmodligen göra bra antaganden baserat på e-postanvändning, men vi har andra interaktioner som de inte drar nytta av ännu, säger han.

Cheshire tror att dessa typer av problem kommer att lösas av nästa generation av socialt medvetna verktyg, som han hoppas kommer att integrera nätverksintelligens i vardaglig kommunikation, såsom telefonsamtal och snabbmeddelanden. När vi ser att saker rör sig mer mot elektroniskt baserade kommunikationsformer, telefonlinjer som går över till elektroniska bredbandslinjer, ökar det möjligheten till mer interaktiv kommunikation, säger Cheshire.

Dölj