211service.com
David Allens digitaliserade organisationsman
David Allen är författare till bästsäljaren Att få saker gjorda: Konsten att stressfri produktivitet och en av landets ledande gurus för personlig tidshantering. Hans tidshanteringssystem betonar att agera på inkommande information omedelbart – antingen genom att slutföra åtgärden, om den kan göras på några minuter, delegera den eller arkivera den i specifika att göra- och uppföljningsmappar under en viss tidsperiod åt sidan för större uppgifter. (Allen har faktiskt några lärjungar här på Technology Review.)
När vi kom ikapp Allen den här veckan frågade vi honom vad han tycker om de senaste tekniska verktygen för att spåra uppgifter och åtaganden, till exempel Google Calendar, som lanserades förra veckan (se Googles Time Keeper ).
Teknikrecension: Datorer och internet låter oss do fler saker, men kan de verkligen hjälpa oss att få fler saker gjorda? Hur passar tekniken in i ett bra tidshanteringssystem?
David Allen: För det första, du hanterar inte tiden. Tid är tid, och den kan inte hanteras. Det du hanterar är åtaganden. Kalendern låter dig hantera, högst tre eller fyra procent av vad du måste göra. Vad du verkligen behöver är ett sätt att hålla reda på dina åtaganden. Sedan börjar du få en känsla av den enorma mängd åtaganden du har gjort, och du kan granska dessa åtaganden.
De allra flesta prylar gör inget mer än att påskynda hur du skär upp och skär denna information. Det är ingen skillnad mellan att ha din kalender i fickan eller att ha den på Internet. Jag har en Palm, och jag skulle inte ens använda den om den inte hade en funktion för en månad i ett ögonkast, vilket är den enda anledningen till att Palm är lite bättre än många andra prylar för att hantera digital information. Men det har en lika stor nackdel: Utom synhåll, utom sinne.
Ofta måste du titta på listan över samtal du måste ringa när du sitter vid telefonen och när du har lite tid. Om en dator gör den informationen mer allmänt förekommande och lättare att komma åt, så hjälper det till den grad.
Men en dator kan också ge dig illusionen av att du är organiserad – när allt du egentligen gör är att hålla reda på platshållare. I nördvärlden är det många som älskar mina grejer, för det överladdar vad du kan få gjort. Men om du är överansträngd kommer du att bli lika trött om du använder en elektronisk kalender eller onlinekalender som om du använder en papperskalender.
TR: Hur håller du koll på dina egna åtaganden?
GER: Ärligt talat, allt jag behöver är listor. En av dessa listor är en kalender, och de andra är listor över saker som har potentiella alternativ, saker jag kan peka mig själv att gå och göra beroende på var jag är, som @jobba, @hem, etc. Jag behöver ingenting. men dessa åtta eller nio platta listor. Allt som hanterar listor fungerar bra för det. Jag använde en pappersplanerare på exakt detta sätt. Det är bara lite lättare att bära en Palm. Men jag skulle kunna titta igenom planeraren lättare än jag kan titta igenom handdatorn.
TR: Hur är det med smarta telefoner som Palm's Treo, med kalendrar, e-post och så vidare? De låter dig hålla att göra-listor och ringa samtal från samma enhet.
GER: Min Sony-Ericsson-telefon är mycket roligare att ha i fickan än en Treo, vilket många gillar, men handdatorer är tråkiga småsaker. Jag blandar hellre och matchar min Palm och min telefon än att slå ihop dem. Om den ena går ner vill jag att den andra ska fungera. Och telefonens lilla formfaktor är ett plus. Jag var precis ute på en promenad i Boston. Jag stoppade ner mobilen i fickan. Jag ville inte ta Palmen. Om jag hade en Treo skulle jag behöva ta med mig båda och då skulle jag ha den där stora tråkiga saken i fickan.
Dessutom håller många handdatorer på att bli som små datorer, där du måste gå igenom två eller tre klick för att hitta dina listor. Om du försöker kartlägga 43 olika kategorier i Outlook på din Windows Mobile-enhet, men du bara vill ringa ett snabbt samtal, hur många ställen måste du leta efter? Jag förstår att om du är riktigt nördig blir detta en vana - då har du brutit ner ditt omedvetna motstånd. Och mycket av det här fungerar på våra egna inre nördar när vi är hemma på lördagen och busar med prylarna. Men när du befinner dig i verkligheten, när du återhämtar dig från influensan och du känner dig som en skit, borde det vara riktigt enkelt och verkligt tillgängligt för dig.
TR: Hur skulle en verkligt användbar typ av personlig arrangörsteknik se ut för dig?
GER: Vi skulle kunna bygga in lite rimligt kunnig intelligens, ungefär som Mitch Kapor [grundare av Lotus] ursprungligen gjorde med Agenda. [Agenda var ett DOS-baserat program för personlig informationshanterare som marknadsfördes av Lotus i slutet av 1980-talet och början av 1990-talet; det tillät fritt inmatning och kategorisering av små föremål i en databas, och används fortfarande av många av dess anhängare. -Reds. ] Om jag bara kunde anteckna Call Bill på en PDA-skärm och det omedelbart dök upp på min samtalslista, och där är det när jag är på flygplatsen och jag har tid att ringa några samtal, kommer det att göra saker och ting. mycket bekvämare.
När dagen kommer när jag sitter här och pratar med dig, och jag inser att jag behöver batterier till min kamera, och jag säger det bara till min handdator, och sedan när jag går ut på ärenden finns det redan på min lista – om det är snabb och skottsäker och sömlös och visar dig den data du vill se i vilket sammanhang du än befinner dig i – då kommer datorer i slutändan att bli användbara verktyg, eftersom de kommer att ge oss den data vi vill ha snabbare och snabbare.
Tablet PCs [bärbara datorer med pennbaserade gränssnitt] närmar sig. Människor i mitt teknikteam och andra människor jag känner är freaks för surfplattor och de älskar dem. De gillar beröringen och känslan av papper, men surfplattan är ett kraftfullt sätt att digitalisera det. Det är lite roligt. När datorn blir riktigt, riktigt, riktigt bra och kraftfull och snabb, då börjar den matcha papper.
Men om du har kommit tillräckligt långt in i GTD [ Få saker gjorda ], vet du att din största utmaning är att göra veckoöversynen [tid avsatt för att utvärdera och vinna listor och bestämma vad nästa åtgärd ska vara för varje objekt]. Om jag hade en miljard dollar skulle jag designa en sak som skulle göra en skräddarsydd veckogranskning. Det skulle utlösa de rätta frågorna och det skulle få mig att tänka på resultaten. Till exempel skulle det stå, Du ska till New York. Vill du att jag ska få teaterbiljetter som du gjorde förra gången du var där? Det finns många häftiga grejer som man skulle kunna bygga till en riktig personlig chef.
WR: Det slutliga målet med att få saker gjorda är att hjälpa människor att ha, som du säger, ett sinne som vatten – så att de faktiskt kan ladda ner saker till sina listor och ha lite stillestånd när deras huvuden inte är fyllda med allt de har att göra. Kommer tekniken oss närmare den typen av non-doing?
GER: Jag vill inte göra någonting så ofta jag kan. Det är därför jag hela tiden får min e-postkorg så nära noll jag kan och försöker stänga alla dessa slingor. De flesta människor tillbringar hela veckan innan de åker på semester med att bara försöka hantera det här och inte styras av det. Men 90 procent av GTD:s arbete är bara att mycket snabbt kunna slå upp vad jag [borde] göra just nu.
Hemsidans bild med tillstånd från David Allen Company. (Fotot är av David Allen.)