211service.com
Att tänka utanför inboxen
Sök på Internet så hittar du hundratals applikationer som är utformade för att hjälpa dig att samarbeta med andra mer effektivt. Men undersök dina egna vanor, och du kommer med största sannolikhet att upptäcka att du bara använder en mjukvara för det ändamålet: en e-postklient.
Du är inte ensam. En nyligen genomförd USamp-studie visade att 83 procent av företagsanvändarna vanligtvis skickar e-postbilagor till kollegor istället för att använda samarbetsprogram. Enligt en färsk undersökning av teknikkonsultföretag People-OnTheGo , spenderar den genomsnittliga informationsarbetaren 3,3 timmar om dagen med att hantera e-post, och 65 procent av dessa arbetare har sin e-postklient öppen hela tiden.
Till och med Facebook, som en gång verkade vara en trolig ersättning för e-post, åtminstone för de unga och inkopplade, har erkänt att e-post inte kommer någonstans. På måndagen tillkännagav företaget en ny meddelandetjänst som integrerar extern e-post med sitt eget interna meddelandesystem - ett erkännande av e-postens uthållighet och ett försök att förbättra dess funktionalitet.
Andra mjukvarutillverkare verkar ha accepterat att de aldrig kommer att dra bort folks uppmärksamhet från sina e-postkorgar. Istället vill de lägga till nya samarbetsmöjligheter och sociala möjligheter till e-post.
Det är uppenbart att e-post används och till och med missbrukas, säger Yaacov Cohen, VD för Mainsoft , ett företag baserat i Tel Aviv, Israel, som säljer ett plugin-program som heter Harmon.ie. Plugin-programmet länkar ett e-postprogram till en samarbetsplattform som Google Docs och till en persons sociala nätverksprofiler, kalenderapplikationer, programvara för röst över Internet och så vidare. För att dela ett dokument med Harmon.ie, drar en användare det från ett sidofält till brödtexten i ett meddelande, där det blir en länk. När mottagaren klickar på länken tas hon till dokumentet som finns lagrat i den valda samarbetsmjukvaran. Att enbart använda e-post för samarbete skapar förvirring och överbelastas inkorgar, säger Cohen.
En annan startup, kallad Meshin , planerar att koppla e-post till ännu fler informationskällor. Företaget har utvecklat semantisk teknologi som hittar nyckelämnen i e-postmeddelanden, som namn på personer och företag, och sedan söker efter dessa ämnen någon annanstans. Meshin har hittills utvecklat en prototyp av Outlook-plugin som analyserar såväl RSS-flöden som e-postmeddelanden. I slutändan planerar företaget att utöka detta till tweets, blogginlägg, sökresultat och mer. Tekniken har tagits fram ur forskning inom naturlig språkbehandling som gjorts vid Palo Alto Research Center.
Inte alla justeringar av e-post sker inom klienten. Isaac Saldana, VD för SendGrid , baserat i Boulder, Colorado, säger att e-post också kan förbättras när det färdas mellan avsändare och mottagare.
SendGrid använder för närvarande sin teknologi för att filtrera bort spam och hjälpa företag att säkerställa att relevanta meddelanden inte hamnar i skräpmappar. Men Saldana säger att samma teknik skulle kunna göra mycket mer. Till exempel, när någon försöker överföra en mycket stor fil via e-post – vilket nu ofta gör att meddelandet avvisas – kan tekniken tyst vidarebefordra meddelandet till en server avsedd för stora filer.
Saldana säger att användare kan utföra de flesta av sina uppgifter via e-post mer effektivt, med SendGrids programvara som reder ut hur man hanterar saker. Meddelanden som skickas till särskilda e-postadresser kan signalera att en bifogad video ska läggas upp på YouTube eller att texten i e-postmeddelandet måste översättas till ett annat språk.
Saldana är inte orolig för att dessa funktioner kommer att överkomplicera ett tilltalande enkelt verktyg. E-post finns överallt, säger han, och få människor har tid att använda många olika applikationer för olika uppgifter. Vi lever i en tid då vi måste göra för många saker, säger Saldana.