211service.com
Arkivera e-post effektivt
Att förlora e-post kan vara ett allvarligt problem för både den offentliga och privata sektorn. Nyligen utsattes Vita huset för misslyckas med att förvara arkiv över sin e-post , även efter att Clinton-administrationen inrättat ett arkiveringssystem på grund av en liknande skandal. Bushadministrationen avsatte det befintliga arkiveringssystemet som en del av en övergång från Lotus Notes till Microsoft Exchange, och dess nuvarande systemet enligt uppgift förlitar sig på en kombination av backup-band och handsortering. Tidigare i veckan, enligt Washington Post , avslöjade domstolshandlingar att Vita huset har inte kunnat hitta e-postmeddelanden skickades under en period 2003 som omfattar Irakinvasionen.
E-post kan vara svårt att arkivera effektivt eftersom det skickas i så stora mängder, vilket gör det svårt att lagra i en form som är lätt att söka och bevisligen manipuleringssäker. Båda dessa krav är särskilt viktiga för e-post som är nödvändig för rättsfall och andra rättsliga situationer. Som tur är säger experter att det finns många bra tekniker för korrekt e-postarkivering och att kapaciteten bara har blivit bättre de senaste åren.
Backup-band är en usel metod för att arkivera e-post, säger Mark Diamond från Contoural , ett konsultföretag för data och lagring. Bandsystem tar ögonblicksbilder av data med fastställda dagliga eller veckovisa intervaller, vilket ger möjligheten öppen att data kan både skapas och raderas innan en kopia kan göras. Följaktligen är bandbackuper egentligen bara bra som försäkring mot systemfel. Ett anständigt arkiveringssystem, säger Diamond, inkluderar förmågan att veta vad du har och förmågan att … hitta e-postmeddelanden och enkelt hämta dem, vilket är mycket svårt på säkerhetskopior.
Det finns också en växande insikt om att arkiveringssystem måste automatiseras för att fungera korrekt, i motsats till det mödosamma och felbenägna manuella sorteringssystem som för närvarande finns på Vita huset. Även många digitala arkiveringssystem lagrar filer på flera platser. En fullständig sökning efter alla filer som är relaterade till en viss rättegång kan kräva sökning på många maskiner på olika platser. Diamond säger att ett bra arkiveringssystem registrerar e-postmeddelandet så fort det träffar servern. Andra automatiserade verktyg syftar till att skydda e-post som relaterar till befintliga rättstvister och att göra det enkelt att sortera i befintliga lagrade meddelanden.
Diamond säger att nyare arkiveringssystem går längre än att bara lagra e-post, vilket gör det möjligt att på några minuter återställa data som annars kan ta veckor eller månader att komma i hand. Sådana förbättringar är viktiga, säger han, eftersom varje e-post som någon skickar, oavsett om det är från Vita husets e-postserver eller företagets e-postserver, är ett affärsdokument. Domstolar och tillsynsmyndigheter har varit väldigt tydliga, säger han, att detta innebär att e-post måste bevaras ordentligt. Kostnaderna kan bli höga när bra system inte finns på plats. Utöver oron för Vita huset, pekar Diamond på ett fall mellan Intel och AMD där den förra rapporterade att de spenderade mer än 25 miljoner dollar för att återställa förlorad e-post. Det typiska Fortune 500-företaget, säger Diamond, har mer än 150 rättsliga åtgärder på gång vid varje given tidpunkt. Minst 50 procent av kostnaden för den rättegången, tillägger han, ligger i att återställa nödvändiga dokument, varav de flesta är elektroniska.
Även om det vid första anblicken kan tyckas viktigt att reda ut vilka e-postmeddelanden som måste sparas, säger vissa experter att det är bäst att bara behålla dem alla. Robin Bingeman, produktchef för Forensic and Compliance Systems, ett Storbritannien-baserat företag som tillverkar ett arkiveringsverktyg som heter Kryoserver , har ett favoritexempel för att illustrera poängen. Föreställ dig ett e-postmeddelande som säger följande: Hej Bill, kul att se dig förra veckan. Ledsen att höra om Eileens njurinfektion. Jag hoppas att hon kommer ut från sjukhuset snart. Tja, här är det dokumentet jag lovade angående det där kundens rattstångsfel. Jag tror att vi måste få det tekniska teamet att titta på det innan det blir lite av ett kundbekymmer. Beroende på ditt perspektiv, påpekar han, kan e-postmeddelandet ses som personligt. Men den innehåller också information om produktansvar som åtminstone enligt europeisk lag behöver sparas i 10 år. En mänsklig sorterare kan lätt fokusera på bara en aspekt av e-postmeddelandet, och en bearbetningsalgoritm för naturligt språk kommer sannolikt att bli förvirrad. Bingeman tycker att företag bör behålla allt under maximal tidsperiod och fokusera på att komma på bra sätt att söka igenom data och bevisa att den inte har manipulerats, så att den kan tas upp som bevis i händelse av en domstol fall. Han tillägger att den här typen av policy också är bra eftersom den ger ett företag en chans att bevisa att ett påstått e-postmeddelande inte har skickats – något som är omöjligt att göra med backup-band, som inte spelar in allt.
Peter terSteeg, teknisk chef för Quest programvara s affärsenhet för unified communications, säger att företag måste göra mer än att bara spara e-post. Företag behöver en ruta för att hitta all data som de behöver för rättstvister, säger han. De måste hitta leverantörer som kommer att göra en betydande investering i den enda glasrutan för att söka i alla datatyper i den organisationen.
Filer eller data producerade genom webbaserat samarbete, till exempel genom Microsofts SharePoint , måste arkiveras tillsammans med e-post, noterar terSteeg. En kommande utmaning för leverantörer som Quest, säger han, är att utveckla ett system som arkiverar alla dessa typer av data och att göra dem lätta att söka igenom och producera som tillförlitliga bevis i domstol, även om mängden data växer avsevärt över en organisations livstid.
Mimosa Systems VD T.M. Ravi håller med om i vilken riktning fältet är på väg. Faktum är att tidigare i veckan tillkännagav Mimosa nya funktioner för företagets befintliga e-postarkiveringssystem som gör det möjligt för företag att arkivera och söka efter dokument utöver e-post och snabbmeddelanden. Med hjälp av en teknik som kallas global single instancing, söker programvaran genom arkivet efter identisk data lagrad på flera platser – till exempel om en Word-fil sparas av en användare och sedan e-postas till 40 personer inom ett företag – och behåller endast en kopiera. I framtiden, säger Ravi, planerar företaget att lägga till stöd för SharePoint-filer också.
I slutet av dagen, säger Contourals Diamond, handlar e-postarkivering inte om att spara e-post. Det handlar om kontroll. Med tanke på mognaden av verktyg på marknaden de senaste åren, säger han, de flesta problem uppstår när organisationer, inklusive Vita huset, inte kommer med bra policyer för att använda den tillgängliga tekniken.