211service.com
Adobe går med i den sociala datorrevolutionen
Jag har aldrig varit ett fan av Adobe Systems ’ Portable Document Format (PDF) eller av Acrobat, Adobes familj av applikationer för att skapa och läsa PDF-filer. Adobe introducerade formatet redan 1993, när World Wide Web fortfarande var ett obskyrt fysikprojekt och elektronisk publicering innebar att man designade tryckta dokument på en datorskärm. På den tiden var Adobe främst känd som ägare av digitala typsnitt och bildredigeringsprogram som användes av många förlagsproffs för att producera dokument avsedda för tryckning. Den uppfann PDF för att bevara utformningen av sådana dokument, oavsett vilken dator som användes för att skapa, visa eller skriva ut dem.
Rimligt nog. PDF är verkligen användbart när det är viktigt att fånga utseendet och känslan av ett tryckt dokument; faktiskt, jag är en lojal kund hos Åttonde , ett företag grundat av Adobes tidigare VD John Warnock som skannar sällsynta böcker och publicerar dem i enastående, högupplöst PDF-format. Men att arbeta med utskrivna dokument är inte längre persondatorns mördande app. Webben är. Och jämfört med de flesta webbsidor känns PDF-filer tyvärr statiska och fossiliserade.
Men nu har något hänt som fick mig att ta en ny titt på PDF och Acrobat. I ett nötskal: Adobe Systems har upptäckt social computing.
Under de senaste åren har webben vuxit från ett en-till-många-medium, där författare i huvudsak publicerade dokument till förmån för en osynlig publik, till ett verktyg för avancerad en-till-en- och gruppkommunikation. Tekniker som sociala nätverk, mediedelning, röstsamtal och videokonferenser har förvandlat Internet till en plats för allt som är socialt, vilket exemplifieras av webbplatser som Mitt utrymme , Flickr , Skype , möte , Upcoming.org , Youtube , och Dodgeball (ser Sociala maskiner augusti 2005). Med Acrobat 8 svit, som släpptes i november, har Adobe på ett avgörande sätt tagit sig in i eran för sociala datorer.
Jag har ägnat de senaste dagarna åt att testa Acrobat 8 och en tillhörande webbtjänst, Acrobat Connect . Jag är positivt överraskad över antalet nya funktioner som Adobe har tillhandahållit för att hjälpa människor att arbeta tillsammans på dokument över Internet – även om dessa dokument inte är PDF-filer. I kombination bildar Acrobat 8 och Acrobat Connect ett kraftfullt (och potentiellt billigare) alternativ till etablerade samarbets- och presentationssystem som t.ex. WebEx och Microsofts Livemöte och Office Groove 2007 . De visar också hur Adobe börjar dra nytta av 2005 års förvärv av Macromedia, företaget som grundade den interaktiva multimediabranschen.
Veteran Acrobat-användare behöver inte oroa sig för att de kommer att förlora något. Acrobat 8 innehåller alla kärnfunktioner i Acrobat 7, inklusive möjligheten att skapa, granska, söka, kryptera och exportera PDF-dokument och att konvertera andra typer av dokument, såsom e-post, webbsidor och Word-filer, till PDF-filer. (Jag testade Acrobat 8 Professional, som kostar 449 USD. Acrobat 8 Standard, till 299 USD, utelämnar några specialfunktioner, såsom möjligheten att arbeta med CAD-dokument och skapa ifyllbara PDF-formulär. Adobe Reader 8.0 , den senaste versionen av företagets avskalade PDF-läsare, är fortfarande en gratis nedladdning.)
Det är dock de nya samarbetsfunktionerna som får mig att tänka om min negativa inställning till Acrobat och PDF. Funktionerna ändrar PDF-filer – som jag alltid sett som den elektroniska motsvarigheten till museifodral, som bevarar helig, orörbar text – till levande dokument som hur många som helst kan ändra, antingen separat eller tillsammans.
Till exempel tillåter Acrobat 8 användare att skapa tomma PDF-filer och lägga till text genom att skriva, precis som man skulle göra med en ny Word-fil. Det är en stor förändring i sig; det betyder att PDF kan vara ett dokuments ursprungliga format, inte bara ett sätt att paketera material som skapats med andra applikationer.
Programmet erbjuder också bättre verktyg för att ge feedback om PDF-dokument – en nyckelfunktion för yrkesverksamma som advokater, utgivare eller journalister. Bekvämt visas nu alla Acrobats kommentarverktyg i ett enda flytande verktygsfält. Om du inte gillar hur din chef skrev om din del av företagets årsredovisning, erbjuder verktygsfältet en hel lekplats med verktyg för att uttrycka dig: utöver det traditionella verktyget för färgad överstrykning, finns det verktyg för att skapa raderingar och infogningar, anteckningar , lådor, cirklar, frihandsteckningar, vackra små tankebubblor eller moln, dragbara bildtexter med pilar som pekar på en specifik passage och gummistämplar som säger saker som Utkast, Konfidentiellt och Sign Here. Du kan till och med bifoga en ljudfil som laddats ner från din dikteringsmaskin.
Ännu coolare är dock en ny samarbetsfunktion som heter Shared Reviews. När det är aktiverat sparas kommentarer och markeringar som läggs till i en PDF-fil av granskare inte längre i själva dokumentet, utan laddas upp till en central plats på en organisations datornätverk, till exempel en nätverksserver eller webbserver. Varje gång en gruppmedlem öppnar dokumentet hämtar Acrobat de senaste ändringarna från servern. Närhelst en granskare lägger till en ny kommentar meddelar programmet alla andra granskare. Med andra ord, teammedlemmar behöver inte längre vänta på sin tur för att få tillgång till ett dokument, eller skapa separata redigerade versioner som någon så småningom måste slå ihop tillbaka till huvudkopian. Med Shared Reviews kan många arbeta med samma dokument parallellt.
Den mest användbara nya funktionen i Acrobat-sviten handlar också om samarbete, men det har lite med PDF att göra. Det är Acrobat Connect, som kan startas från en ny Start möte-knapp i huvudverktygsfältet i Acrobat Professional, Acrobat Standard och till och med Acrobat Reader. Systemet länkar upp till 15 medlemmar i en organisation till ett onlinemötesrum som nås via deras webbläsare och en personlig URL (t.ex. http://connect.acrobat.com/wroush ). Rummen har fönster – Adobe kallar dem poddar – för textchatt, live webbkameravideo, anteckningar och, viktigast av allt, skärmdelning, vilket ger mötesdeltagare tillgång till dokument och applikationer lagrade på andra deltagares datorer.
När ett möte väl är på gång kan värden utse en eller alla deltagare som presentatörer, vilket gör att de kan sända utvalt liveinnehåll från sina datorskärmar, oavsett om det innebär ett enda öppet fönster, en applikation eller till och med hela skrivbordet. En användare kan ge en presentation, till exempel genom att dela sin kopia av en Microsoft Powerpoint-fil på skärmen. Men deltagare i ett Acrobat Connect-möte behöver inte förbli passiva, som offren för de flesta företagspresentationer. Med presentatörens tillåtelse kunde de arbeta direkt på Powerpoint-filen (eller PDF-, Word- eller Excel-dokument).
I själva verket ger Acrobat Connect mötesdeltagarna kontroll över varandras datorer, ungefär som fjärrstyrningsprogram som t.ex. RealVNC do. Det sätter Acrobat Connect ett steg över andra internetbaserade presentationsverktyg som WebEx eller Live Meeting, som inte tillåter fjärrkontroll. Detta kan låta som en skrämmande säkerhetsrisk, men deltagarna måste begära tillstånd för skärmdelningskontroll, och de kan inte komma in i ett möte i första hand utan ett lösenord skickat till dem av värden. Dessutom är fjärrkontroll den enda praktiska metoden för samarbete på distans, förutom att lägga hela kontorsprogram på webben – och ingen vill föreställa sig monstrositeter som Microsoft Word for Servers 2007.
Adobe öppnade Acrobat Connect för allmänheten den 6 december. En gratis, Adobe-värd testversion, inklusive användning av en dedikerad telefonkonferenslinje, kommer att finnas tillgänglig under slutet av året; i januari kommer Adobe att börja ta ut en prenumerationsavgift på $39 per månad per rum, eller $395 per år. Även från och med 2007 kommer företag att kunna köpa och vara värd för sina egna exemplar av Acrobat Connect. Licenser kommer att kosta $15 000, vilket är $5 000 mindre än vad Microsoft tar betalt för den professionella versionen av Live Meeting.
Det finns en snygg Web 2.0-känsla i Acrobat Connect som inte är karakteristisk för Adobe. Det beror på att det faktiskt är en omarbetning av Breeze Meeting, Macromedias tidigare webbkonferenssystem. Det ska bli intressant att se hur Macromedias arbete integreras i framtida utgåvor av Adobe-produkter; Macromedia-förvärvet verkar vara en del av en större kursförändring hos Adobe, en som gynnar grupper, samarbete i realtid och revideringsprocessen framför den ensamma kreativa och hans eller hennes dyrbara, bärnstensfärgade design.